Dwudniowe spotkanie organizują Senat RP oraz Rada Federacji, wyższa izba rosyjskiego parlamentu. Na kwietniowym posiedzeniu komitetu organizacyjnego przewodniczący Rady Siergiej Mironow podkreślał, że jest to ważne wydarzenie, bo współpraca regionów obu krajów jest podstawą stosunków rosyjsko-polskich.

W skład polskiej delegacji poza marszałkiem Senatu Bogdanem Borusewiczem, wchodzą przedstawiciele samorządów województw i przedsiębiorcy. Odwiedzą oni kilka parków naukowo-przemysłowych. W jednym z nich w Skołkowie koło Moskwy odbędą się obrady plenarne.

Województwo warmińsko-mazurskie jest jednym z 11 w Polsce, które podpisały porozumienia o współpracy z rosyjskimi regionami. Relacje Warmii i Mazur z Obwodem Kaliningradzkim reguluje porozumienie z 2001 roku, natomiast co dwa lata ustalany jest Plan Pracy obu regionów. Obecny obowiązuje do 2013 roku i obejmuje kilkadziesiąt wydarzeń kulturalnych i gospodarczych.