Nie wystarczy uzgodnić honorarium aktorów, trzeba też ustalić z zaproszonymi terminy przyjazdu, a to jest najtrudniejsze. Niektóre rozmowy i negocjacje zajmują kilka lat. - Już cztery czy pięć lat negocjujemy przyjazd do Olsztyna Teatru Starego z Krakowa - mówi Andrzej Fabisiak, zastępca dyrektora olsztyńskiego "Jaracza". Tym, którzy zdecydowali się przyjechać na Spotkania, organizatorzy muszą przesłać plany scen i parametry techniczne sprzętu w olsztyńskim teatrze. Potem na wizję lokalną przyjeżdżają ekipy techniczne i reżyser. Teatry przyjeżdżają ze swoją scenografią. Jej montaż odbywa się najczęściej w nocy przed występem. Gdy kończy się przedstawienie, przy oklaskach montażyści już czekają, by wejść i rozebrać scenografię. Chwilę później kolejna ekipa się rozstawia i pracuje, często do rana. Z tegorocznych gości najdłużej trwało przekonywanie do przyjazdu wrocławskiego Teatru Współczesnego. W niedzielę mają wystawić sztukę "Transfer", opowieść o wypędzonych Niemcach i Polakach, którzy przyjechali na Ziemie Odzyskane. Trudno było ustalić dobry dla wszystkich aktorów termin. W spektaklu występuje trzech zawodowych artystów z różnych teatrów i dziesięciu amatorów, po pięciu z Polski i Niemiec. Większość z nich to osoby starsze, jedna ma 82 lata. - Oni nie tylko grają wypędzonych, ale naprawdę byli wypędzeni z terenu obecnej Polski. To też był argument, by jednak przyjechać na te ziemie, skąd wypędzano kiedyś dawnych mieszkańców. Bardzo to przeżywają. Jedziemy razem z pielęgniarką, która się nimi opiekuje - mówi Joanna Śliwa, koordynator pracy artystycznej Teatru Współczesnego. - To nasz czwarty wyjazd z "Transferem". W sumie zagraliśmy tylko dwadzieścia przedstawień, choć premiera była w listopadzie. To, że uda nam się przyjechać do Olsztyna, to duża zasługa dyrekcji Teatru Jaracza. Spektakl będzie tłumaczony, podobnie jak "Szczęśliwy dzień, czyli Wesele Figara" Teatru Muzycznego z Kaliningradu, który widzowie zobaczą w przyszłą niedzielę. - Dla nas to sprawdzian przed Letnim Festiwalem na Pomostach, który zdominują przedstawienia po rosyjsku. Musimy się przygotować do ich tłumaczenia - tłumaczy Fabisiak. Teatr jako organizator spotkań musiał zapewnić nie tylko garderoby przyjezdnym, na tydzień odstąpili je olsztyńscy aktorzy, ale także 100 worków ziemi, którą wysypią na scenie w spektaklu "Transfer", wypożyczyć 11 instrumentów perkusyjnych z filharmonii do "Carpe diem" Polskiego Teatru Tańca z Poznania, zgodzić się na pokazanie kulis, bo w spektaklach "Wojna na trzecim piętrze" Teatru Montownia i "Blackbird" Teatru Dramatycznego publiczność siedzi na scenie, podobnie w spektaklu Leszka Mądzika "Odchodzi" Sceny Plastycznej KUL - za każdym razem w innym miejscu. W "Odchodzi" scenografia waży ponad tonę, a jej zmontowanie zajmuje około dziesięciu godzin. Całość składają aktorzy, bo to oni przez rok budowali scenografię i najlepiej ją znają. - Chętnie przyjeżdżamy do Olsztyna - opowiada Jarosław Figura, dyrektor techniczny Sceny Plastycznej KUL. - Byliśmy tu 15 lat temu, graliśmy wtedy "Wilgoć", a pięć lat temu "Całun". Mieliśmy też przyjechać rok temu z "Odchodzi", ale nie zdążyliśmy. Wracaliśmy z Nowego Jorku samolotem, a scenografia płynęła statkiem i dotarła do Polski z opóźnieniem. Olsztyńskie spotkania nie są festiwalem, nie ma nagrody dla najlepszego przedstawienia. Mimo to spektakl "Wesoło" w reżyserii Tomasza Obary przygotowany przez Teatr Jaracza ocenią nie tylko widzowie. Zrobi to też ośmioosobowe jury, bo sztuka została zgłoszona do XIII Konkursu na wystawienie polskiej sztuki współczesnej Ministerstwa Kultury. Werdykt poznamy w połowie czerwca, gdy jury obejrzy wszystkie zgłoszone przedstawienia w całym kraju. Wciąż można kupić pojedyncze bilety na większość przedstawień.