Wypożyczenie samochodu na wyjazd służbowy

Dlaczego warto wynająć samochód na wyjazd służbowy?

Wszelkie staże, konferencje, warsztaty, szkolenia, seminaria, briefingi, targi i inne wydarzenia ważne z punktu widzenia firmy organizowane są dziś na terenie całego kraju, a nawet za granicą. Niezależnie od branży, w ciągu roku takich wydarzeń jest nawet kilkadziesiąt. Delegując na nie swoich pracowników, przedsiębiorcy poszerzają ich wiedzę, pozwalają zdobyć im nowe uprawnienia, zapoznać się z branżowymi trendami itp. W tym miejscu pozostaje zastanowić się nad logistycznym zaopatrzeniem danego przedsięwzięcia.

Wydawać by się mogło, że najprostszym i najlepszym rozwiązaniem jest podróż samochodem prywatnym. Otóż niekoniecznie, przynajmniej wówczas, kiedy samochód nie jest wpisany na poczet firmy. Wówczas wiąże się to z problemami podczas wpisywania rozliczeń z podróży w koszty uzyskania przychodu. Jeżeli firma nie posiada auta właściwego do takiej podróży zarejestrowanego na przedsiębiorcę będącego płatnikiem VAT, doskonałą alternatywą jest krótkoterminowe wypożyczenie samochodu. Co ciekawe, przedsiębiorcy dostrzegają wynikające z tego korzyści, bo firmy na wynajem aut decydują się coraz częściej. Zresztą kwitnie nie tylko krótkoterminowy i długoterminowy wynajem aut, bo na popularności zyskują również inne niekonwencjonalne sposoby finansowania zakupu pojazdów, np. samochód na abonament.

Wracając do rozliczeń, każda wypożyczalnia samochodów, np. warszawska wypożyczalnia MobiCars, za świadczone usługi wystawia klientowi fakturę VAT. Jest ona potwierdzeniem wydatku poniesionego z tytułu wynajmu. Ten koszt powinien zostać następnie wprowadzony do księgowości, np. księgi przychodów i rozchodów. W zależności od firmy przedsiębiorca może zrobić to osobiście lub operacje księgować za pośrednictwem współpracującego z firmą biura rachunkowego.

Jak dobrać samochód na firmowy wyjazd?

Wypożyczenie samochodu na konferencję czy szkolenie to ogromne korzyści nie tylko na płaszczyźnie rozliczeń. Niepodważalnym faktem jest, że klient zawsze otrzyma do użytku auto w dobrym stanie technicznym, a jednocześnie atrakcyjne wizualnie. Nie tylko zwiększy to bezpieczeństwo na drodze i pozwoli poczuć się pewnie za kierownicą, ale i podkreśli prestiż firmy. Nie jest natomiast tajemnicą, że w dobie XXI wieku, nie musi, ale może to pomóc w negocjacjach, nawiązaniu nowych kontaktów, pozyskaniu kontrahentów itp.

Jeszcze przed wypożyczeniem samochodu, o ile przedsiębiorca szuka go po raz pierwszy, musi on porównać ofertę wypożyczalni samochodów, biorąc pod uwagę flotę pojazdów, ich wyposażenie, ceny oraz inne warunki wypożyczenia. Najlepsze wypożyczalnie na rynku mają szeroką flotę, od pojazdów osobowych segmentu A, B, przez klasę C, D, samochody klasy premium, SUV-y, aż po mniejsze i większe busy.

Szeroka oferta pozwala dobrać pojazd dostosowany do potrzeb pracowników i możliwości finansowych firmy. Raz przedsiębiorca może wynająć samochód ekonomiczny, innym razem bardziej paliwożernego, ale jakże prestiżowego SUV-a. Co kluczowe, wszystkie samochody w cenie wynajmu mają pakiet ubezpieczeń. Przykładowo wypożyczalnia aut w Poznaniu, ale również mniej znane i renomowane wypożyczalnie, oferują ubezpieczenie OC, AC czy NNW.

Jako że wyjazdy służbowe zmuszają do pokonania kilkuset kilometrów, koniecznie muszą to być auta komfortowe. Podstawą jest sprawne ogrzewanie i działający, odgrzybiony układ klimatyzacji. Podróż umili muzyka z odtwarzacza audio, a najlepiej wideo, z kolei szybciej dotrzeć do celu można dzięki nawigacji. GPS może, choć nie musi być na wyposażeniu wypożyczanego firmie samochodu. Jeżeli nie jest to fabryczny element wyposażenia auta, niemal zawsze zachodzi możliwość odpłatnego wypożyczenia nawigacji.

Wypożyczane samochody są w dobrym stanie technicznym, gdyż po każdym zwrocie ich przez klienta przechodzą ścisłe kontrole. Jednak zwłaszcza przy dłuższych podróżach pomagają systemy wspomagające jazdę, dzięki którym auto prowadzi się pewnie, a poruszanie po drodze jest bezpieczniejsze. Najważniejsze systemy, na które należy zwrócić uwagę to ABS czy ESP. Przydają się również czujniki parkowania.

Nie ulega więc wątpliwości, że krótkoterminowy wynajem samochodu na wyjazd służbowy niesie w sobie wiele korzyści. To rozwiązanie wygodne i dostosowane do potrzeb jego uczestników. Trudno w jakikolwiek sposób porównać podróż komfortowym samochodem do wyjazdu służbowego środkami transportu publicznego. Wynajem samochodu jest także atrakcyjny pod kątem optymalizacji kosztów, bo wszystkie związane z tym wydatki zostaną ujęte po stronie wydatków, jakie ponosi przedsiębiorca w związku z prowadzeniem firmy.