Jak długo przechowywać dokumenty?

Jak długo przechowywać umowy o pracę i inne dokumenty personalne?

W przypadku akt kadrowych okres przechowywania zależy od tego, kiedy został zatrudniony dany pracownik. Dokumenty personalne osób, które podjęły pracę w firmie przed 1 stycznia 2019 roku, powinny być archiwizowane przez 10 lat po ustaniu stosunku pracy. W przypadku osób zatrudnionych po wskazanym wyżej terminie czas przechowywania dokumentów wynosi aż 50 lat po rozwiązaniu umowy.

Ile czasu w archiwum powinny spędzić druki związane z ZUS-em?

Obowiązkowy okres przechowywania kopii deklaracji podatkowych również zależy od tego, kiedy dane deklaracje zostały złożone. Dokumenty przekazane po 1 stycznia 2012 roku należy archiwizować przez 5 lat. Z kolei druki złożone przed końcem 2011 roku należy przechowywać dwa razy dłużej, czyli przez 10 lat. Kwestie te reguluje Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych.

Ile wynosi czas archiwizowania dokumentów księgowych?

Okres archiwizowania akt związanych z księgowością wyznacza ustawa o rachunkowości. Według przepisów większość dokumentów księgowych, w tym spisy inwentaryzacyjne czy księgi rachunkowe, powinna być przechowywana przez 5 lat. Należy jednak mieć na uwadze, że czas ten liczy się od końca roku następującego po danym roku obrotowym. Oznacza to, że druki z roku 2024 nie mogą być usunięte przed końcem 2030 roku.

Powyższe terminy nie dotyczą dokumentów związanych ze sprzedażą detaliczną. Można je zutylizować, gdy tylko sprawozdanie finansowe za dany rok zostanie zamknięte.

Samodzielna archiwizacja dokumentów, a może outsourcing? Na co się zdecydować?

Jak widać, czas przechowywania może się bardzo różnić w zależności od rodzaju akt. Ponadto regulacje co jakiś czas się zmieniają. W związku z tym prowadzenie firmowego archiwum wymaga nie tylko doskonałej orientacji w aktualnych przepisach, ale również śledzenia zmian w ustawodawstwie.

Dla zabieganych przedsiębiorców dobrym rozwiązaniem może okazać się archiwizacja dokumentów przez zewnętrzną firmę. Profesjonaliści skatalogują i zabezpieczą wszelkie faktury i umowy i dopilnują, by były one przechowywane tak długo, jak to konieczne. Kiedy zaś minie okres obowiązkowej archiwizacji, zajmą się niszczeniem dokumentów zgodnie z obowiązującymi normami. Ty zaś możesz się zająć tym, co naprawdę ważne – rozwojem własnego biznesu.

W kwestii archiwizacji dokumentów warto trzymać rękę na pulsie. Przepisy się zmieniają, a wraz z nimi obowiązkowy czas przechowywania umów czy faktur. Niedotrzymanie terminów może pociągać za sobą konsekwencje prawne. Jeśli więc potrzebujesz kogoś, kto odciąży Cię w prowadzeniu archiwum, rozważ skorzystanie z usług zewnętrznej firmy.