Możliwość wysyłania i odbierania e-faktur Polacy mają od roku 2005, jednak rozwiązanie to nie zdobyło wielkiej popularności. Jak wynika z szacunków zamieszczonych w raporcie PKPP Lewiatan „E-faktury w Polsce”, zaledwie 8 do 11 procent rachunków jest przesyłanych w takiej formie. I to pomimo tego, że (jak czytamy w raporcie) firma wysyłająca miesięcznie tysiąc faktur może dzięki e-fakturze zaoszczędzić nawet 2 tysiące złotych! Jest jednak nadzieja na  zmianę. Wszystko za sprawą Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.12.2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej. 


Zgodnie z nowymi przepisami, e-faktury mogą być w dowolnym formacie (np. pdf.) jedynym warunkiem jest autentyczność ich pochodzenia, czytelność faktury oraz integralność treści. Co ważne, przedsiębiorca może wysłać kontrahentowi e-fakturę na zasadzie domniemania zgody. Jeśli ten wyrazi sprzeciw wobec takiej formy rozliczania, trzeba będzie wysłać mu tradycyjną fakturę. Podobnie jak było to wcześniej, korzystanie z e-faktury nie wymaga stosowania podpisu elektronicznego. Przedsiębiorcy posługujący się fakturą elektroniczną nie muszą martwić się kontrolą urzędu skarbowego bardziej niż, ci którzy prowadzą księgowość w tradycyjny sposób. Przepisy pozwalają przechowywać e-faktury w dowolny sposób, który zapewni autentyczność pochodzenia, łatwość odszukania oraz bezzwłoczny dostęp do faktur organowi kontrolnemu.


Dlaczego przedsiębiorcy mieli przestawić się na faktury elektroniczne? Bo sprzyja to biznesowi i cieciu kosztów. Efekty będą zauważalne bardzo szybko. Odpadną wydatki związane z drukiem faktur, zakupem kopert i znaczków. Pracownicy zaoszczędzą czas, a firma środki finansowe. Dokument dotrze do odbiorcy na czas bez ryzyka zagubienia. Taka forma prowadzenia rozliczeń pomoże usprawnić funkcjonowanie firmy i  może będzie także okazją do wdrożenia całego systemu elektronicznego obiegu dokumentów.

 – System tego rodzaju w naturalny sposób obsługuje faktury elektroniczne. Zastosowanie tego typu narzędzia pozwala na skrócenie czasu obsługi dokumentów w przedsiębiorstwie, a to z kolei przekłada się na lepszą efektywność pracowników oraz umożliwia elastyczne zarządzanie firmą – mówi Dariusz Jarczyński dyrektor operacyjny PrimeSoft Polska.
 
Z danych przedstawionych przez raport PKPP Lewiatan jasno wynika, że elektroniczna wersja faktury sprzyja przyrodzie. Wystarczy popatrzeć na liczby: do wyprodukowania jednej tony papieru potrzeba 17 drzew. Aby wyprodukować papier na wystawiane w Polsce faktury konieczne jest wycięcie prawie 128 hektarów lasów. Faktura elektroniczna jest zatem bardzo „zielona” i może być pierwszym krokiem firmy na drodze do statusu przedsiębiorstwa społecznie odpowiedzialnego.