1. Krajowy System e Faktur obowiązkowy dla wszystkich płatników VAT
2. Jakie funkcje czekają na użytkowników Krajowego Systemu e Faktur?
3. Jak wystawiać faktury przez KSeF?
4. Czy za wystawianie faktur poza KSeF są kary?
5. KSeF a korzyści dla sprzedawców i nabywców
Krajowy System e Faktur to jeden z elementów uszczelniania systemu podatkowego i ochrony przed wyłudzeniem podatku VAT. Jego wprowadzenie i obowiązek rejestrowania wszystkich faktur mają na celu zwiększenie wpływów z podatku do budżetu państwa i ograniczenie działalności nieuczciwych przedsiębiorców oraz tzw. słupów. Jakie korzyści ma wprowadzenie KSeF dla samych przedsiębiorców i nabywców? Jak prawidłowo korzystać z tego systemu?
Krajowy System e Faktur obowiązkowy dla wszystkich płatników VAT
Obecnie system KSeF jest dobrowolny i należy do jednej z trzech dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Sprzedawca może wystawiać faktury: papierowe, elektroniczne lub elektroniczne ustrukturyzowane). Faktury ustrukturyzowane w systemie KSeF do końca czerwca 2023 są dobrowolne. Ich wystawianie jest jednak proste i szybsze od wystawiania faktur papierowych, które dodatkowo są narażone na zagubienie lub zniszczenie. W przypadku faktur elektronicznych i ustrukturyzowanych istnieje też możliwość ich wysyłania online. Nabywcy obecnie coraz bardziej cenią sobie możliwość otrzymywania faktur drogą elektroniczną, gdyż ich księgowanie jest szybsze.
Jakie funkcje czekają na użytkowników Krajowego Systemu e Faktur?
W Krajowym Systemie e Faktur czekają nie tylko funkcje do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W KSeF każdy płatnik VAT może odebrać otrzymane faktury i je przechowywać. Nabywca otrzymuje powiadomienie o oczekującej na niego fakturze. Ponadto KSeF automatycznie przydziela numery dokumentom sprzedaży i weryfikuje ich zgodność ze wzorem faktury ustrukturyzowanej oraz sprawdza poprawność danych w niej umieszczonych. Odbieranie faktur ustrukturyzowanych jest proste, dlatego nabywcy nie muszą wykonywać wielu skomplikowanych czynności, by wprowadzić je do swojego systemu księgowego i rozliczyć.
Jak wystawiać faktury przez KSeF?
Pierwszym krokiem do wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest zalogowanie do KSeF i ustalenie uprawnień użytkownika konta. Podatnik sam nadaje uprawnienia w swoim imieniu oraz jakie czynności będą dozwolone w przypadku danej osoby bądź podmiotu. Do poprawnego wystawienia dokumentu w systemie KSeF potrzebne są te same dane co w zwykłym systemie księgowym, a więc: NIP nabywcy, wartości netto i brutto sprzedaży, stawka podatku VAT itd. Podatnik ma obowiązek nadać fakturze numer, pomimo że system KSeF przydziela jej odrębny numer, którego wymaga Ministerstwo Finansów. W KSeF nie ma możliwości dołączenia załączników do faktur. Jeśli załącznik jest niezbędny, można przesłać go, wklejając w treści link do dodatkowego dokumentu.
W przypadku wystawiania faktury ustrukturyzowanej z błędem można wystawić fakturę korygującą w tym samym systemie po podaniu numeru identyfikującego pierwszy dokument w KSeF. Dzięki temu korzystanie z systemu nie wiąże się z problemami i żmudnymi formalnościami w przypadku popełnienia błędów związanych z danymi nabywcy, kwotą sprzedaży, czy też innymi obowiązkowymi danymi na fakturze.
Czy za wystawianie faktur poza KSeF są kary?
Po wejściu obowiązku wystawania faktur przez KSeF początkowo nie będzie kar. Te mają pojawić się od 1 stycznia 2025 roku. Wstępnie wysokość kar ma wynosić do 18,7% wysokości kwoty należnej ogółem na fakturze wystawionej poza systemem. W okresie przejściowym od 1 lipca 2024 do 31 grudnia 2024 nie będzie kar ustawowych, jednak nie można wykluczyć, że podatnik nie poniesie odpowiedzialności karno-skarbowej innego typu. W przypadku awarii lub braku dostępności do systemu KSeF podatnik będzie mógł wystawić fakturę elektroniczną lub papierową za zgodą nabywcy, a następnie w określonym terminie wprowadzić ją do systemu KSeF. Po dotrzymaniu terminu nie poniesie żadnych konsekwencji.
KSeF a korzyści dla sprzedawców i nabywców
Faktura ustrukturyzowana dla sprzedawcy zapewnia 40-dniowy termin zwrotu podatku VAT, jeśli płatnik VAT spełnia łącznie 3 warunki. Gdy korzysta wyłącznie z faktur ustrukturyzowanych, widnieje na białej liście przez co najmniej 12 miesięcy i podatek naliczony wynosi do 3000 zł, czeka na jego zwrot krócej niż pozostali podatnicy. Jest to kluczowa korzyść z uczestnictwa w KSeF. Nabywca z kolei może dokonywać prostszych korekt i odliczać VAT na łatwiejszych zasadach. Zmniejszenie podatku VAT nie wymaga dodatkowej dokumentacji.
Komentarze (1)
Dodaj swój komentarz