W większości spraw czeka nas jednak wizyta w urzędzie. Prawo wymaga bowiem osobistego złożenia na większości dokumentów podpisu. System umożliwia skierowanie zeskanowanego dokumentu do odpowiedniego urzędnika wewnętrznym systemem informatycznym. Gdy tylko urzędnik otworzy dokument, komputer zacznie odmierzać czas, a kiedy załatwianie naszych spraw zacznie się przedłużać, maszyna wystosuje stosowny raport. Aby móc złożyć elektroniczne pismo - wcześniej należy jednorazowo się zalogować w systemie wchodząc na stronę www.ebok.olsztyn.pl uzyskując w ten sposób login i hasło. Dla osób nie posiadających internetu, w ratuszu ustawiono dwa komputery. Każdy interesant w chwili złożenia pisma otrzymuje kod identyfikacyjny sprawy. Dzięki niemu ma wgląd w swoje dokumenty oraz wydane postanowienia. Interaktywny urząd, bo tak nazywa się cały projekt, kosztował 1,5 mln zł.