Wydział administracyjny odpowiada głównie za organizację pracy urzędu miasta. Jego budżet wyniósł w ubiegłym roku ok. 5,5 mln zł. Wątpliwości do wydatkowania tych pieniędzy zgłosili radni, gdy urzędnicy przedstawili sprawozdanie z wykonania budżetu miasta za 2007 rok. Zaniepokoiła ich m.in. sprawa ogromnej ilości kwiatów kupowanych przez prezydenta Czesława Małkowskiego. W przypadku kwiatów szefowie wydziału mieli do dyspozycji aż 80 tys. zł, a mimo tego wydali na ten cel ok. 100 tys. zł. Co - zdaniem kontrolerów - jest niezgodne z ustawą o finansach publicznych. Ratusz kupował je w innych kwiaciarniach niż ta, która wygrała przetarg rozpisany przez urząd miasta. A to oznacza złamanie ustawy o zamówieniach publicznych. Prezydent Małkowski pojawiał się z koszami i bukietami kwiatów m.in. na imprezach organizowanych na zamku i w filharmonii, nie zapominał również o wystroju kościołów. Inspekcja wytknęła też brak kontroli nad zgodnością ilości dostarczanych kwiatów a zawartą umową. Niestety, podobnie było z wydawaniem pieniędzy - ok. 34 tys. zł - m.in. na ciastka, owoce i alkohole. Prezydent dbał o oprawę muzyczną wielu imprez, w których uczestniczył. Za to odpowiadała jedna z olsztyńskich orkiestr dętych. Dzięki temu muzycy przez rok zarobili blisko 50 tys. zł. Tylko za przygrywanie do Europejskich Spotkań Maszynistów dostali ok. 2,5 tys. zł. Takie działania kontrolujący uznali za niezgodne z planem, a na dodatek wykraczały poza zakres działalności wydziału. Zupełnie dowolnie, bez wymaganego prawem przetargu pieniądze wydawane były na catering. Chodzi o ok. 114 tys. zł. Posiłki były dostarczane przede wszystkim na spotkania prezydenta. Na dodatek wydział wydał ponad 20 tys. zł na hotele. Sęk w tym, że nie korzystali z nich urzędnicy ratusza. Kontrolerzy wzięli pod lupę również usługi transportowe zlecane przez prezydenta. Na tych wydatkach - ponad 220 tys. zł - skorzystali m.in. radni, bo m.in. za 2,5 tys. zł zostali zawiezieni z prezydentem na lotnisko Okęcie, skąd udali się w delegację służbową. Blisko 5 tys. zł kosztowało wynajęcie autobusu radnym i prezesom spółek komunalnych, którzy pojechali do czeskiego Liberca. Tam oglądali spalarnię odpadów. Z opłacenia transportu skorzystał chór Collegium Baccalarium. Prezydent sfinansował im koszt - ok. 20 tys. zł - przejazdu do Watykanu. Kontrolerzy nie mieli wątpliwości. - Te wydatki były niecelowe - czytamy w raporcie. Prezydent miasta nie zapominał o mieszkańcach. Pretekstem były m.in. święta Bożego Narodzenia i Wielkanocy. Na radiowe i gazetowe emisje życzeń świątecznych m.in. składanych przez prezydenta, ratusz wydał ok. 9 tys. zł.